E-Mail-Triage und DSGVO: Was bei automatisierter Bearbeitung erlaubt ist
Automatisierung ist erlaubt — aber nicht ohne Grundlage
Automatisierte E-Mail-Triage wird von vielen Kanzleien nachgefragt, weil sie schneller und zuverlässiger ist als manuelle Sichtung. Dabei gelten klare Regeln: Mandantendaten dürfen nur im Rahmen einer klaren Rechtsgrundlage verarbeitet werden, mit dokumentierter Zweckbindung und EU-Hosting.
Was eine DSGVO-konforme Verarbeitung ausmacht
Die Verarbeitung muss transparent, zweckgebunden und technisch abgesichert sein — zum Beispiel durch EU-gehostete Systeme, klare Löschfristen und eine dokumentierte Auftragsverarbeitung mit allen eingesetzten Dienstleistern. Eine pauschale Erwähnung in der Datenschutzerklärung reicht dafür nicht aus.
Wie sich automatisierte Triage trotzdem sicher umsetzen lässt
Mit vollständig EU-gehosteten Systemen, dokumentierter Auftragsverarbeitung und einer klaren Trennung zwischen automatisierter Kategorisierung und inhaltlicher Bearbeitung durch Ihr Team lässt sich E-Mail-Triage rechtssicher automatisieren — als Ergänzung zur bestehenden Arbeitsweise, nicht als Blackbox. Genau das ist Teil jedes Automatisierungsprojekts bei Synkro.