Automatisierung starten, ohne alles umzuwerfen
Die größte Hürde ist nicht die Technik
Die größte Hürde bei Automatisierung ist meist nicht die Technik, sondern die Angst vor dem großen Umbau: neue Software, neue Prozesse, neue Schulungen — und mittendrin soll der Kanzleialltag weiterlaufen. Das ist auch der Grund, warum viele Vorhaben nie starten. Ein Prozess-Audit hilft, vor dem ersten Schritt Klarheit zu bekommen.
Der pragmatische Fahrplan
Der pragmatischere Weg: Mit dem größten, klar abgrenzbaren Engpass anfangen. Häufig ist das die Belegverarbeitung — also der Moment zwischen Eingang und Verbuchung. Dieser Schritt lässt sich isoliert automatisieren, im Rahmen eines fokussierten Automatisierungsprojekts, ohne DATEV oder bestehende Systeme zu ersetzen.
Danach folgt meist die E-Mail-Triage: Statt manueller Sichtung werden eingehende Mandanten-E-Mails automatisch kategorisiert und zugeordnet. Erst im dritten Schritt lohnt sich der Blick auf das Fristenmanagement — und oft zeigt sich dann, dass eine gezielte Ergänzung reicht, statt eines kompletten Systemwechsels.
Worauf es bei jedem Schritt ankommt
Wichtig ist, jeden Schritt zu messen, bevor der nächste beginnt: Wie viele Vorgänge kommen rein, wie lange dauert die Bearbeitung, wie viele Ausnahmen bleiben übrig? Erst mit diesen Zahlen lässt sich beurteilen, ob sich der nächste Schritt überhaupt lohnt — und welcher zuerst kommen sollte.