5 Anzeichen, dass Ihre Kanzleisoftware Sie ausbremst statt zu helfen
Wenn die Software zur Zusatzarbeit wird
DATEV und Kanzleisoftware sollen Ihnen Arbeit abnehmen. In der Praxis sehen wir bei Kanzleien aber oft das Gegenteil: Belege werden doppelt erfasst, weil der Upload-Ordner nicht direkt mit DATEV verbunden ist. Fristen werden parallel in einem Kalender und in einer Tabelle gepflegt. Und niemand traut den Auswertungen, weil die Daten nicht vollständig sind.
Die fünf Warnsignale
Erstes Anzeichen: Sie können nicht auf Anhieb sagen, wie viele Belege diese Woche eingegangen sind, ohne mehrere Systeme zu öffnen. Zweites Anzeichen: Neue Mitarbeiter brauchen Wochen, um zu verstehen, wo welche Information steht — weil es keine klare, dokumentierte Struktur gibt.
Drittes Anzeichen: Wiedervorlagen passieren nur, wenn jemand sich zufällig daran erinnert. Viertes: Mandanten warten Tage auf eine Rückmeldung, weil eingehende Unterlagen erst händisch gesichtet werden müssen. Fünftes und vielleicht wichtigstes Anzeichen: Sie haben das Gefühl, die Software zu bedienen, statt dass sie Ihnen dient.
Die gute Nachricht: Es liegt selten an DATEV selbst
In den meisten Fällen liegt das nicht an DATEV selbst, sondern an fehlenden Automatisierungen drumherum — Uploads, die nicht angebunden sind, Workflows, die fehlen, Zuständigkeiten, die nicht klar definiert sind. Das lässt sich beheben, ohne das System zu wechseln, etwa durch ein gezieltes Automatisierungsprojekt.