Digitales Mandanten-Onboarding

Ausgangspunkt war ein typischer Kanzleialltag: Neue Mandate melden sich per Telefon oder E-Mail, Unterlagen treffen über mehrere Kanäle ein und der aktuelle Bearbeitungsstand ist nur durch Rückfragen erkennbar.

Für das Team bedeutete das wiederholte Nachfassen, manuelle Checklisten und unnötige Übergaben, bevor die fachliche Arbeit überhaupt beginnen konnte.

Kontaktdaten, Vollmachten und steuerliche Unterlagen wurden getrennt voneinander erfasst und mussten manuell zusammengeführt werden.

Fehlende Dokumente fielen häufig erst bei der Übergabe an die Sachbearbeitung auf und lösten eine weitere E-Mail-Runde aus.

Es gab keinen zentralen Status, an dem Empfang, Kanzleileitung und Sachbearbeitung den Fortschritt eines neuen Mandats ablesen konnten.

• Zentrale digitale Aufnahme: Ein geführter Prozess erfasst Stammdaten, Anliegen und benötigte Unterlagen an einer Stelle und ordnet alles dem neuen Mandat zu.
• Automatische Vollständigkeitsprüfung: Der Workflow erkennt offene Pflichtangaben, fordert fehlende Dokumente gezielt nach und erinnert automatisch, ohne dass das Team jede Anfrage einzeln verfolgen muss.
• Bearbeitungsreife Übergabe: Sobald alle Informationen vorliegen, erhält die zuständige Person eine strukturierte Zusammenfassung mit Dokumenten, Status und nächsten Schritten.

„Der digitale Ablauf wurde bewusst entlang des bestehenden Kanzleiprozesses aufgebaut. So blieb die Bearbeitung für das Team vertraut, während die manuellen Zwischenschritte verschwanden.“

• Ein zentraler Status: Jedes neue Mandat ist vom Erstkontakt bis zur Übergabe in einem gemeinsamen Workflow nachvollziehbar.

• Fünf automatisierte Prozessschritte: Aufnahme, Dokumentenanforderung, Vollständigkeitsprüfung, Erinnerung und Übergabe greifen ohne manuelles Nachsortieren ineinander.

• Weniger Rückfragen im Team: Die Sachbearbeitung erhält neue Mandate erst dann, wenn alle definierten Pflichtangaben und Unterlagen vorliegen.